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Manifestations

Organiser une manifestation

Organiser une manifestation

 

QU’EST-CE QU’UNE MANIFESTATION ?

Le terme « Manifestation» englobe des événements de nature et de taille très variées, avec ou sans implantation de structures, telles que des stands, scènes ou gradins.

Même les plus petites, comme un repas de fin d’année d’entreprise ou la tenue d’un loto sont concernées. Concerts, fêtes privées ou entre voisins, mariages suivis ou non d’un feu d’artifice, tournois sportifs, défilés, cortèges ou encore salons d’exposition ne sont que quelques exemples de manifestations courantes.

Qu’elles nécessitent ou non l’installation de structures éphémères, toutes sont obligatoirement soumises à une demande d’autorisation à la Commune d’Echallens.

Cependant, les exigences formulées varient selon l’ampleur de l’événement.

Afin de faciliter la lecture de ce guide et de couvrir l’ensemble des enjeux quelle que soit la taille de l’événement, les mesures proposées sont différenciées en quatre catégories selon la fréquentation attendue sur toute la durée de la manifestation.

  • PETITE (S) 1 – 500 PERSONNES
  • MOYENNE (M) 500 – 4’000 PERSONNES
  • GRANDE (L) 4’000 – 10’000 PERSONNES
  • MÉGA-ÉVÉNEMENT (XL) PLUS DE 10’000 PERSONNES

   

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M

L/XL

ÉTAPE 1 - CHOISIR LA DATE

       

Se renseigner sur les manifestations déjà prévues et choisir sa date

 

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ÉTAPE 2 – RÉSERVER LE LIEU

       

Se renseigner sur la disponibilité du lieu (domaine public ou locaux intérieurs)

 

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Réserver le lieu sur le site internet de la Commune et le matériel nécessaire

 

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ÉTAPE 3 – DEMANDER UNE AUTORISATION

       

Faire une demande par courriel au greffe de la Commune pour annoncer la date et le lieu de l’événement dès que possible

 

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Compléter le formulaire POCAMA (minimum 3 mois à l’avance) ou faire une demande d’autorisation simple (voir les critères pour une simple manifestation)

 

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Si vous organisez des jeux de petites envergures (selon RJPE), vous pouvez consulter la

page internet cantonale pour toute question.

 

pdfFormulaire pour loto/loterie/tobola

 

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Etude du dossier par la Commune d’Echallens, préavis de la Municipalité et délivrance de l’autorisation

 

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ÉTAPE 4 – annoncer l'evenement pour le calendrier des manifestations

Annonce votre manifestation en envoyer les informations ou flyer par mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

  
 
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Qu’est-ce que « Le formulaire POCAMA » (Portail Cantonal des Manifestations) ?

Il s’agit d’un outil destiné à faciliter l’organisation des manifestations et l’octroi des autorisations. Il aborde différents aspects – type d’événement, lieu, nombre de personnes attendues, accessibilité, sécurité et matériel, notamment.

Il est obligatoire de remplir un POCAMA si votre manifestation remplit un des trois critères suivants :

  1. Nécessite un permis temporaire pour la vente de boissons alcoolisées
  2. Lorsqu’un service cantonal doit rendre une décision (Rassemblements, cortèges, spectacles, conférences, soirées, expositions, évènements sportifs)
  3. Se déroule sur le domaine public

Il doit être rempli le plus tôt possible, au plus tard trois mois avant la date prévue. Au besoin, la sécurité municipale (021/886.06.60 au par mail Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ) est à votre disposition pour toutes questions. Vous pouvez vous rendre sur le site www.vd.ch/manifestations (pour des questions telles que le concept de sécurité ou sur le plan de la circulation routière, également).

Et pour les manifestations simples?

Pour les petites manifestations sans occupation du domaine public (pas de fermeture de route, pas de service de parcage, pas de restriction de circulation), il n’est pas nécessaire de compléter le formulaire POCAMA. Il suffit de prendre directement contact avec la Sécurité Municipale pour solliciter une demande d’une autorisation simple de manifestation. 

 

pdfpdfDEMANDE D'AUTORISATION SIMPLIFIEE POUR MANIFESTATION

Exemples de manifestations simples

  • Privées : Repas de fin d’année des entreprises, mariage, etc.
  • Publiques : Concerts en salle, théâtres, expositions, défilés de mode, vente de pâtisserie pour les écoles ou autres sociétés à but non lucratif, collecte de signature ou de dons en faveur de bienfaisance, etc.

Informations du Canton de Vaud concernant les manifestations

 

Guide des manifestation durables


Ce guide regroupe les démarches nécessaires à l’organisation d’une manifestation ; un outil pour vous simplifier la tâche ! Il montre également dans quels domaines et avec quels moyens les organisateurs peuvent limiter l’impact négatif que peut produire une manifestation.

En effet, l’impact en termes de développement durable n’est pas négligeable, il est visible notamment en matière de planification, de gestion des déchets, de mobilité, de consommation énergétique, etc.

Avec cet outil, la Commune d’Echallens souhaite inciter tous les organisateurs à intégrer ces conseils dans leur réflexion et stratégie. Les bons gestes présentés sont à appliquer de manière souple selon l’importance de la manifestation, les possibilités et les moyens des organisateurs.

Les liens utiles à la fin de la brochure permettent de trouver facilement les bons interlocuteurs et les meilleurs partenaires à Echallens et environs.

N’hésitez pas à nous donner vos expériences ou toutes autres suggestions.

Le guide est disponible ici